Как команда Flowwow навела порядок с кадровыми документами и сделала удобным удалённый найм с HRlink

Первая — и неудачная — попытка перехода на электронные документы

В 2023 году компания попробовала перейти на электронный документооборот (КЭДО), но инструмент вызвал больше неудобств. В новой системе электронные подписи работали только через «Госуслуги» — это было неудобно, особенно для тех, кто ещё не регистрировался на портале.

Интерфейс тоже оказался не самым интуитивно понятным, и команде было трудно разобраться в системе. Наконец, данные из системы не передавались в «1С» автоматически, всё приходилось дублировать вручную.

В итоге рутина не уменьшилась, а вот вопросов от сотрудников, наоборот, прибавилось — и команда вернулась к поиску подходящего инструмента.

Как выбрали и внедрили новое решение

Следующий сервис — HRlink — выбрали по рекомендации коллег. Что они хвалили:

• Электронную подпись можно получить сразу в системе. Интеграция системы с «1С» — простая, не нужно вводить данные вручную и переживать о возможных ошибках
• Уведомления приходят в привычный мессенджер (для команды это Telegram)
• Автоматический расчёт отпуска — сотрудник сразу видит, сколько у него накопилось отпускных дней, заполнение заявления занимает всего пару минут
• Приятный онбординг с первого дня: вместе с приглашением в КЭДО можно сразу отправить сотрудникам приветственные письма и необходимые инструкции

Менеджер HRlink помогал рабочей группе протестировать демо, внедрить сервис и обучить команду им пользоваться. Подобно проходили все шаги: например, с момента подачи заявки на отпуск до его закрытия в «1С». Чтобы разбираться с системой новым сотрудникам было легко и дальше, команда записала короткие и понятные видеоинструкции.

Полный переход компании на КЭДО с HRlink занял 6 месяцев, с июня по ноябрь 2024-го:

Найм — тоже в цифру

Следующим шагом автоматизировали оформление новых сотрудников через сервис Start Link. Вот как это работает:

• Документы успешных кандидатов загружаются в систему, она их проверяет и передаёт в «1С» — эйчары не тратят время на внесение данных вручную
• Оформление удалённых сотрудников идёт быстрее, затрат меньше, и меньше рисков с обработкой данных — процесс соответствует требованиям закона о сборе и хранении персональной информации

Тишина — идеальный фидбэк. Раньше от кандидатов поступали вопросы, сейчас их нет, и это и есть положительный результат.

Полноценная цифровая среда

Наконец, для удобства всей команды компания Flowwow запустила личные кабинеты сотрудников через HRlink Pro. Путь сотрудника теперь полностью цифровой и прозрачный с первого дня в компании — не нужно никого переспрашивать, всё важное собрано в одном месте:

• структура компании
• должность сотрудника и подразделение
• оформление отпуска и премий, заказ справок и других документов
• каналы уведомлений

У нашей компании сложная и мобильная структура. Поэтому нам было важно, что в HRlink Pro сотрудники видят актуальное наименование своей должности и подразделения, доступные виды электронных подписей и каналы уведомлений.

HRlink Pro помогает:

• упростить получение информации — важные сведения всегда под рукой у каждого сотрудника
• повысить доверие и лояльность команды, сделав решение вопросов оформления прозрачным и предсказуемым, а коммуникацию по ним — быстрой и результативной
• снизить нагрузку на эйчаров, уменьшив число повторяющихся вопросов от команды

Результаты

Компания сэкономила почти 1 000 часов работы эйчаров, освободив их для HR-аналитики и развития процессов.

Убрала расходы на печать, пересылку и хранение документов.

Упростила и в разы ускорила процедуры найма и оформления, онбординга и работы с документами — для эйчаров и всей команды. Сделала процессы прозрачными и повысила контроль за каждым этапом.

Улучшила обратную связь от сотрудников и соискателей — компанию воспринимают современной, дружелюбной и внимательной к потребностям людей.

Как обосновать выгоду от КЭДО руководителю, если вы устали «перекладывать бумажки»

Покажите экономию

Начните с главного: сколько компания сейчас тратит на делопроизводство — с бумагой и обслуживанием принтеров, с рабочими часами сотрудников и услугами курьерских служб. И сопоставьте с затратами на КЭДО.

Компания, в которой работают 500 сотрудников, может сэкономить около 500 тысяч рублей в год. HRlink обходится примерно в 1 000 рублей на человека в год — включая настройку, техподдержку и электронные подписи для сотрудников.

Покажите удобство

Бумажные документы могут «гулять» по нескольку дней и даже недель: их нужно распечатать, подписать, отправить другой стороне и вернуть обратно. Электронный процесс занимает всего несколько минут, а время высвобождается на важные, не механические задачи.

Покажите целесообразность

Если компания растёт, выходит в регионы, нанимает больше людей — бумаг тоже становится больше. Придётся потратиться на логистику, возможно, нанять и адаптировать ещё людей или оплачивать сотрудникам сверхурочные.

А с КЭДО всё автоматизировано, процессы прозрачные и быстрые, и документы очень сложно потерять. Руководству — тоже удобнее. «Пачку» документов можно подписать всего за несколько кликов.